Các lựa chọn bảng điều khiển thông minh cho không gian làm việc kết nối

Màn hình thông minh nên đóng vai trò gì trong không gian làm việc?

Một phòng họp kết nối thường có quá nhiều nút điều khiển riêng biệt. Mọi người có thể cần một thiết bị để thuyết trình, một thiết bị khác cho cuộc gọi video, một thiết bị khác cho cài đặt phòng họp và một thiết bị khác để ghi chú. Bảng điều khiển thông minh có thể giảm bớt sự bất tiện đó bằng cách trở thành điểm trung tâm để chia sẻ, soạn thảo, quản lý nội dung và kiểm soát luồng cuộc họp. Mục đích Mục đích không phải là thêm một màn hình nữa chỉ để cho có. Mục tiêu là làm cho phòng họp dễ bắt đầu hơn, dễ sử dụng hơn và dễ thiết lập lại hơn cho nhóm tiếp theo. Khi bảng điều khiển loại bỏ những sự chậm trễ nhỏ, toàn bộ không gian làm việc sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

Hãy bắt đầu bằng các vấn đề về phòng ốc.

Mỗi quyết định mua sắm nên bắt đầu bằng việc liệt kê các vấn đề cần giải quyết, chứ không phải chỉ là danh sách các tính năng. Có thể các cuộc họp bắt đầu muộn vì kết nối không dây không ổn định. Có thể các nhóm phải chụp ảnh bảng trắng vì ghi chú không được lưu lại. Có thể khách truy cập không thể kết nối nếu không có sự trợ giúp. Có thể phòng họp được sử dụng để đào tạo vào buổi sáng và xem xét dự án vào buổi chiều. Nên chọn một bảng điều khiển thông minh để giải quyết những vấn đề thường gặp nhất trước tiên. Điều này giúp việc đưa ra quyết định trở nên thiết thực và tránh việc nhóm phải trả tiền cho những chức năng nghe có vẻ ấn tượng nhưng hiếm khi thực sự cần thiết.

Hãy làm cho phút đầu tiên thật đơn giản.

Phút đầu tiên của cuộc họp tạo nên sự tự tin. Màn hình cần khởi động nhanh, hiển thị các tùy chọn rõ ràng và cho phép người thuyết trình bắt đầu mà không cần phải tìm kiếm qua các menu. Màn hình chính gọn gàng với một vài lựa chọn cần thiết sẽ tốt hơn là một giao diện rối mắt. Hướng dẫn sử dụng phòng họp cần hiển thị rõ ràng nhưng ngắn gọn. Nếu khách mời có thể kết nối, thuyết trình và rời đi mà không cần hỗ trợ đặc biệt, không gian làm việc sẽ tạo cảm giác sẵn sàng cho công việc. Sự đơn giản này đặc biệt quan trọng trong các văn phòng chia sẻ, trung tâm đào tạo và phòng họp tiếp khách.

Tích hợp bảng điều khiển thông minh với các công cụ hàng ngày

Người dùng sẽ sử dụng màn hình nhiều hơn khi nó tích hợp các công cụ mà họ đã tin dùng. Truy cập lịch, trình chiếu không dây, nền tảng họp video, chia sẻ tài liệu và lưu trữ đám mây cần hoạt động trơn tru. Một bảng điều khiển thông minh buộc các nhóm phải thực hiện quy trình làm việc hoàn toàn riêng biệt có thể bị bỏ qua sau tuần đầu tiên. Khả năng tương thích cần được kiểm tra với các tài khoản và tệp thực trước khi triển khai. Vấn đề không phải là thiết bị có nhiều ứng dụng hay không. Vấn đề là liệu nhóm có thể chuyển từ ý tưởng đến ghi lại cuộc họp mà không cần các bước không cần thiết hay không.

Làm thế nào bộ phận CNTT có thể hỗ trợ nhiều phòng mà không gây quá tải?

Các nhóm CNTT cần khả năng giám sát và kiểm soát. Việc cập nhật từ xa, trạng thái thiết bị, quyền truy cập nội dung và cài đặt bảo mật rất quan trọng khi nhiều phòng sử dụng cùng một hệ thống. Nếu mỗi sự cố đều yêu cầu người quản trị đến tận nơi, việc hỗ trợ sẽ trở nên tốn kém và chậm chạp. Một mạng lưới bảng điều khiển thông minh cần cho phép quản trị viên kiểm tra tình trạng hoạt động, quản lý phiên bản và chuẩn hóa cài đặt. Đồng thời, người dùng thông thường không nên thấy các tùy chọn quản trị phức tạp trong khi đang họp. Quản lý tốt sẽ tách biệt trải nghiệm người dùng khỏi lớp bảo trì.

An ninh cần phải kín đáo nhưng mạnh mẽ.

Phòng họp thường chứa thông tin riêng tư. Bảng điều khiển cần xóa dữ liệu phiên sau khi sử dụng, bảo vệ quyền truy cập tài khoản và hỗ trợ các chính sách mạng phù hợp. Việc chia sẻ cho khách mời cần dễ dàng nhưng phải được kiểm soát. Các tệp đã lưu cần được chuyển đến đúng vị trí, không được để mở cho nhóm tiếp theo. Bảo mật mạnh mẽ không nhất thiết phải làm cho phòng họp trở nên khó sử dụng. Nó cần hoạt động ngầm để mọi người có thể cộng tác mà không lo thông tin bị bỏ sót trên màn hình chia sẻ.

Thiết kế cho nhiều loại hình công việc khác nhau

Không gian làm việc có thể được sử dụng cho các buổi thuyết trình bán hàng, đánh giá thiết kế, các buổi đào tạo, phỏng vấn và các cuộc họp giao ban hàng ngày. Mỗi hoạt động sử dụng màn hình theo cách khác nhau. Một bài thuyết trình bán hàng cần sự trau chuốt và độ tin cậy. Một buổi đánh giá thiết kế cần chú thích và chi tiết. Một buổi đào tạo cần sự tham gia và ghi chú được lưu lại. Một cuộc họp giao ban hàng ngày cần tốc độ. Lập kế hoạch cho việc sử dụng đa dạng giúp lựa chọn kích thước, kiểu lắp đặt, phụ kiện và cài đặt mặc định phần mềm phù hợp. Màn hình trở nên có giá trị hơn khi nó hỗ trợ nhiều quy trình làm việc lặp đi lặp lại thay vì chỉ một kịch bản hẹp.

Đánh giá xem căn phòng có tạo cảm giác dễ chịu hơn không.

Các cuộc khảo sát nhỏ sau những cuộc họp quan trọng cũng có thể cho thấy liệu không gian đó có giúp mọi người tập trung và đóng góp ý kiến ​​hay không.

Dữ liệu đặt phòng có thể cho thấy liệu các không gian được cải tiến có được sử dụng thường xuyên hơn hay không. Nếu tỷ lệ sử dụng tăng lên, công nghệ này có thể đang giải quyết một vấn đề thực sự tại nơi làm việc.

Đối với các văn phòng lớn, sự tiêu chuẩn hóa có thể có giá trị hơn sự mới lạ. Nếu mỗi phòng họp có một phương thức kết nối khác nhau, mọi người sẽ lãng phí sự chú ý trước khi công việc bắt đầu. Bảng điều khiển thông minh nên hỗ trợ trải nghiệm phòng họp nhất quán trên toàn tòa nhà, đồng thời vẫn cho phép các không gian đặc biệt có thêm các công cụ bổ sung. Tính nhất quán giúp việc đào tạo dễ dàng hơn và mang lại cho khách tham quan sự tự tin hơn.

Thành công nên được đo lường bằng các tiêu chí thực tiễn. Các cuộc họp có bắt đầu nhanh hơn không? Có ít người gọi điện yêu cầu hỗ trợ kết nối hơn không? Việc chia sẻ ghi chú có dễ dàng hơn không? Khách tham dự có hiểu được bố cục phòng họp mà không cần giải thích không? Người tham gia từ xa có thể theo dõi được những gì đang diễn ra không? Những câu hỏi này cho thấy liệu công nghệ có đang cải thiện không gian làm việc hay không. Một bảng điều khiển thông minh không thành công chỉ vì nó có thông số kỹ thuật tiên tiến. Nó thành công khi mọi người không còn để ý đến công nghệ nữa và chỉ đơn giản là hoàn thành công việc của họ một cách dễ dàng hơn.